Talis 2026

86 Interne Prozessplanung UNTERNEHMER WERDEN Erfolgreich mit System Freie Architekten brauchen nicht nur Kreativität in der Entwurfsarbeit. Mindestens genauso entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg ist eine effiziente, strukturierte Gestaltung der internen Arbeitsprozesse. Digitale Tools und Unterstützung durch KI können wertvolle Hilfe leisten. D as Bild von der Quadratur des Kreises oder der eier- legenden Wollmilchsau könnte für den Büroalltag eines freischaffenden Architekten erfunden worden sein. Kundenakquise und -beratung, Entwurfsarbeit, Geneh- migungsplanung, Ausschreibungen, Bauüberwachung, Rech- nungswesen und Büroorganisation – zahlreiche Aufgaben müssen tagtäglich koordiniert und erledigt werden. Hat man mehrere Projekte gleichzeitig in der Umsetzung, potenzieren sich die Anforderungen noch. Networking, Marketing, Fortbil- dungen – für den Inhaber eines Planungsbüros kommen wei- tere wichtige Aufgabenbereiche als Chefsache hinzu. Ohne strukturierte Abläufe entstehen in einer derart vielschichti- gen Belastungssituation inklusive des branchenüblichen Zeit- drucks schnell Reibungsverluste, Terminüberschreitungen, fachliche Fehler. „Man jongliert mit Verträgen, koordiniert Gewerke, löst Konflikte und ist ständig gefordert, pragmatische Entschei- dungen zu treffen", berichtet Carsten Hokema, früher selbst Architekt und seit vielen Jahren Gründungscoach, auf der Gründerplattform des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWE) von seinen Erfahrungen. Ein entscheiden- der Erfolgsfaktor sei es, von Anfang an mit klaren Systemen zu arbeiten. „Viele unterschätzen, wie wichtig gut durchdachte Abläufe sind“, betont Hokema, der 2024 die Zukunftswerk- statt Planen und Bauen als Gründungsberatung speziell für Architekten initiiert hat. „Projekte, Dokumentation, Finanzen – wenn du kein System hast, verlierst du schnell den Über- blick. Ich habe es selbst erlebt: Je besser deine Prozesse sind, desto weniger Stress hast du im Alltag.“ Klar definierte Projektphasen Jedes Bauprojekt sollte in klar definierte Projektphasen mit jeweils eigenen Aufgaben-„Paketen“ unterteilt werden. Dabei ermöglichen es digitale Projektmanagement-Tools, praktisch für jeden Bereich die Anforderungen, Fristen und Verantwort- lichkeiten übersichtlich darzustellen. Dadurch können Pro- Auch Künstliche Intelligenz (KI) kann bei der internen Prozessplanung im Ingenieur- oder Architekturbüro sinnvoll eingesetzt werden.