Wer seinen Berufsalltag gut organisiert, kommt leichter zum Erfolg. Dazu braucht man ein hohes Maß an Selbstmotivation und -organisation. Auch als Teil eines Teams sollten Projekte so geplant sein, dass möglichst alles wie am Schnürchen läuft – und die Work-Life-Balance stimmt.

Organisieren Sie noch oder leben Sie schon?“, fragt Buchautorin Cordula Nussbaum in ihrem gleichnamigen Ratgeber für Zeitmanagement. Die Frage ist zwar flapsig formuliert, verdeutlicht aber die Rolle, die das Thema Selbstorganisation im modernen Alltag spielt. Ohne kommt man nicht weit. Berufseinsteiger wie Berufserfahrene brauchen Selbstdisziplin und passende Methoden, um die Herausforderungen im Beruf zu bewältigen, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und den eigenen Arbeitsfluss so zu optimieren, dass sie am Ende des Tages mit dem guten Gefühl nach Hause gehen können, wirklich etwas geschafft zu haben.
Die Auswahl an Tools für die Selbstorganisation ist groß. „Es gibt für Zeit- und Projektmanagement viele bekannte Methoden“, erklärt Susanne Watzke-Otte, Fachbuchautorin und Gründerin von Success Personaltraining. „Im Kern geht es immer darum, sein Ziel zu definieren, detailliert aufzulisten, was man tun muss, um es zu erreichen, und das dann in eine realistische Zeitplanung umzusetzen. Sprich: Man sollte immer ausreichend Puffer behalten, um auf Unvorhergesehenes reagieren zu können.“
    Keine Methode ist von vornherein besser oder schlechter als die andere. Vielmehr hat jede ihr spezifisches Einsatzgebiet und ist bei unterschiedlichen Ausgangssituationen hilfreich. Im Berufsleben bietet es sich meist an, mehrere Tools sinnvoll zu kombinieren. Aber welche das im Einzelnen sind, muss jeder für sich selbst herausfinden. Auch die eigene Persönlichkeit, der individuelle Arbeitsstil und die Art der Tätigkeiten bestimmen darüber, ob eine Methode gut oder weniger gut funktioniert. Ausprobieren ist also angesagt – und das am besten konsequent über einen längeren Zeitraum hinweg, damit die Methode zur Gewohnheit wird. Erst dann, meinen Experten, könne man sicher urteilen, ob sie wirklich geeignet ist.

Eisenhower-Prinzip

Für Menschen, die zu viel Zeit in Routinetätigkeiten investieren und sich ihren Terminkalender von Meetings und Telefonaten diktieren lassen, kann die Eisenhower-Methode hilfreich sein. Die Matrix unterscheidet vier Typen von Aufgaben anhand ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit: A-Aufgaben (wichtig & dringend) sollte man selbst und sofort erledigen, B-Aufgaben (wichtig & nicht dringend) kann man auf einen späteren, aber exakt terminierten Zeitpunkt verschieben, an dem man sie selbst ausführt. C-Aufgaben (nicht wichtig & dringend) werden prompt erledigt, aber delegiert an jemand anderen, während D-Aufgaben (nicht wichtig & nicht dringend) sofort in den Papierkorb oder die Ablage wandern.

Pareto-Prinzip oder 80-20-Regel

Das Pareto-Prinzip hilft allen, die ihren Perfektionismus in den Griff bekommen wollen. Der Methode zufolge sind 20 Prozent der Aufgaben für 80 Prozent des Ergebnisses verantwortlich. Also sollte man sich auch nur bei diesen 20 Prozent voll engagieren. Bei den restlichen 80 Prozent der Aufgaben kann man sich hingegen entspannt mit 80-prozentiger Leistung zufriedengeben und auf die restlichen 20 Prozent Feintuning verzichten.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode dient zur Erstellung eines durchdachten Tagesplans in fünf Schritten. Dabei steht das A für „Aufgabe definieren“. Am besten durch die Anfertigung einer To-do-Liste für den Tag. L steht für „Länge schätzen“ und bezieht sich auf die Frage, wie viel Zeit benötigt wird, um alle To-dos zu bewältigen. P für „Pufferzeiten einplanen“ empfiehlt, 40 Prozent der Zeit für Unerwartetes und soziale Aktivitäten zu reservieren. Bei E für „Entscheidungen treffen“ sollte die zeitliche Rangfolge der Aufgaben definiert werden, während das N für „Nachkontrolle“ steht. Hierbei sollte am Abend überprüft werden, ob die Ziele erreicht wurden.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik zielt darauf ab, Ablenkungen zu widerstehen und sich länger auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Diese werden dafür in kleine, handhabbare Teilaufgaben zerlegt, die sich in überschaubaren Zeitintervallen von zirka 25 Minuten (pomodoro) abarbeiten lassen. Alle 25 Minuten wird eine fünfminütige Pause eingelegt und nach vier Pomodori eine längere Pause von 30 Minuten. Durch den regelmäßigen Wechsel von Konzentration und Entspannung kann das Gehirn deutlich besser über mehrere Stunden fokussiert und effektiv arbeiten.
Getting Things Done
Bei „Getting Things Done“ (GTD) handelt es sich um ein komplexes Listen-System, das dafür sorgt, dass nichts vergessen wird. Der GTD-Entscheidungsprozess hilft, Aufgaben nach Umfang, Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren. Alles, was nicht innerhalb von zwei Minuten erledigt werden kann, kommt auf eine passende Liste (z. B. „Projekte“, „nächste Schritte“, „vielleicht“), in die Ablage oder gleich in den Müll.

Time Boxing

Das Prinzip „Time Boxing“ arbeitet mit festen Deadlines und schafft so produktiven Handlungsdruck. Aufgaben werden feste Zeitblöcke zugeteilt, innerhalb derer sie zu erledigen sind. Dahinter steht die Annahme, dass Aufgaben oft die Zeit in Anspruch nehmen, die vorhanden ist. Wichtig ist die möglichst adäquate Festlegung der Zeitblöcke, um Stress zu verhindern.

Zyklische Arbeitsmethode

Die zyklische Arbeitsmethode ist empfehlenswert für komplexe Aufgaben. „Sie funktioniert in aufeinander aufbauenden Schritten, und zwar so, dass ich immer, wenn etwas nicht funktioniert, zurückkehren kann zu einem früheren Step. Alle jeweiligen Steps müssen mit den einzelnen Beteiligten geklärt und abgestimmt werden“, erläutert Personaltrainerin Watzke-­Otte. An den Beispielen des Flughafens Berlin BER oder des Schiefen Turms von Pisa könne man sehen, was passiert, wenn auf diese Prinzipien nicht geachtet wird.

Pausen steigern die Effektivität

Darüber hinaus gibt es aber auch einige einfache Dinge, die Berufstätige tun können, um ihre Arbeitszeit effizienter zu nutzen und die Produktivität zu steigern: Die Tür schließen und sich abschotten gegenüber Störungen von außen. Alle, die kein eigenes Büro haben, können sich Kopfhörer aufsetzen oder einen geeigneten, ruhigen Ort aufsuchen. Auch mit dem Smart­phone offline zu gehen und den E-Mail-Briefkasten oder die Whatsapp-Nachrichten strikt zu ignorieren, kann bei der Konzentration und Selbstdisziplin helfen. Eingehende Mails lassen sich per Automatisierung direkt in den richtigen Unterordner einsortieren. Unerledigte Aufgaben, die im Kopf herumschwirren und von der aktuell anstehenden Tätigkeit ablenken, können in einem Notizbuch aufgeschrieben werden. Cordula Nussbaum spricht hierbei von einer „Reisenden To-do-Liste“.
    Was nach Meinung von Cornelia Nussbaum aber immer hilft, ist lachen und sich bewusst in einen positiven Zustand zu bringen. „Wir sind deutlich produktiver, wenn wir gute Laune haben“, betont die Buchautorin. Sie empfiehlt außerdem: Pausen machen. „Menschen, die regelmäßig Pausen machen und sich erholen, schaffen unterm Strich deutlich mehr als die emsigen Arbeitsbienen.“ uv