Talis 2026

78 Handwerksbetrieben und Materiallieferanten muss man in der Bauausführung strikt neutral entscheiden, also auf keinen Fall Provisionen oder Ähnliches annehmen. Für die Altersvorsorge besteht in der Regel eine Pflichtmit- gliedschaft im berufsständischen Versorgungswerk anstelle der gesetzlichen Rentenversicherung. Nicht zu vergessen ist zudem die Meldepflicht bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (BG Bau). Um im Büroalltag die gesetzlich vorgeschriebenen Auf- lagen effizient zu erfüllen, können freie Architekten heute auf spezialisierte Branchensoftware zurückgreifen. Planung, Hono- rarwesen und Baustellen-Dokumentation lassen sich so rechts- sicher in digitalen Tools vereinen. Für die zentrale Steuerung der Leistungsphasen, Zeiterfassung und Rechnungsstellung nutzen viele Büros beispielsweise Projekt Pro, Factro oder Teamspace. Um ein Leistungsverzeichnis (LV) normgerecht und rechtssicher zu erstellen, stehen für Ausschreibung, Vergabe und Abrech- nung spezielle AVA-Programme wie Orca AVA zur Verfügung. Und damit Baumanagement und Bautagebuch nicht im Zettel- chaos enden, ermöglichen Apps wie Capmo die bürokratisch er- forderliche saubere Dokumentation auf der Baustelle. Selbst für rechtssichere Unterschriften auf Verträgen, Planfreigaben oder Nachträgen gibt es mittlerweile als digitale Lösung die E-Signa- tur, die auch ortsunabhängig erfolgen kann. Stichwort E-Rechnung Seit dem 1. Januar 2025 müssen Freiberufler und Unterneh- mer in der Lage sein, Rechnungen in Form von strukturierten, maschinell lesbaren Datensätzen zu empfangen (in der Regel XML-Format). Die Verpflichtung zum Schreiben von E-Rech- nungen greift für Freiberufler in Abhängigkeit vom Umsatz nach gestaffelten Fristen. B2B, also an andere Unternehmen im Inland, müssen freie Architekten spätestens ab dem 1. Januar 2027 elektronisch erstellte Rechnungen verschicken, wenn ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag. Ein Jahr später, also ab dem 1. Januar 2028, müssen alle Freiberufler unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes ihr Rechnungswe- sen umstellen. Dauerhaft ausgenommen von dieser Verpflichtung sind Architekten, die unter die Kleinunternehmerregelung fal- len, also im vorigen Geschäftsjahr weniger als 25.000 Euro Umsatz erwirtschaftet haben und im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 Euro Umsatz erreichen können. Trotzdem müssen auch sie in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfan- gen. Bei Aufträgen von staatlichen Stellen gelten teils ab- weichende und vor allem schärfere E-Rechnungs-Vorgaben. Für Leistungen an Endverbraucher (B2C) dagegen ist keine E-Rechnung nötig, ebenso nicht bei Kleinbetragsrechnungen Digital organisiert UNTERNEHMERWERDEN Aufbewahrungsfristen lt. Abgabenordnung (AO) 10 Jahre Bücher und Aufzeichnungen Inventare Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV) Lageberichte Eröffnungsbilanz mit allen zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisun- gen und Organisationsunterlagen Bankunterlagen und Kontoauszüge Fahrtenbücher Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen 8 Jahre Buchungsbelege und Rechnungen: z. B. Bewirtungsbelege, Reisekostenabrech- nungen, Lieferscheine, Quittungen 6 Jahre empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe (auch E-Mails) sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind: • Angebote und Auftragsbestätigungen • Buchführungsprogramm • Mahnungen • Versicherungspolicen • Verträge